Эти инструменты не только позволяют вам создавать матрицу в цифровом виде, но и легко интегрировать ее с другими цифровыми инструментами повышения производительности. Например, вы можете связать его со своими цифровыми календарями, программным обеспечением для управления проектами или приложениями со списками дел. Эта интеграция помогает гарантировать, что ваша расстановка приоритетов с помощью матрицы будет отражена на всех ваших платформах управления задачами. По сути, Матрица Эйзенхауэра не обязательно заменяет другие инструменты управления временем, а скорее дополняет их.
Дела из четвёртой категории могут бесконечно долго отвлекать от цели. В итоге маркетолог не приведёт нужное количество лидов. Матрица помогает определить, что в первую очередь нужно работать над новой рекламной кампанией, а запуск собственного медиа можно отложить.
С помощью матрицы Эйзенхауэра можно сортировать дела на день, на неделю, на месяц или даже на год. Используйте цветные обозначения, чтобы быстро находить в своем списке задачи из нужного квадрата. Зачастую достаточно «раскрашивать» только задачи из квадрата A.
Исходя из этого, можно выбрать, какими делами нужно заняться безотлагательно, а какие могут подождать или вообще не нуждаются в выполнении. Если задачи пересекаются по дедлайнам, их можно делить внутри ячеек. Можно менять статус задач и переносить их из одной ячейки в другую. Например, если текущая задача не была выполнена вовремя, её можно перенести в квадрат A. Также стоит уделять внимание отдыху — если вы выгорели и чувствуете, что работать больше не в состоянии, «отдых на 3 дня» стоит переместить из ячейки D в ячейку A. Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов.
Каковы Преимущества Матрицы Эйзенхауэра?
Большинство людей предпочитают срочные дела, давая им приоритет перед важными. В процессе эксперимента ученые предложили участникам самостоятельно выбрать задачу для выполнения в первую очередь. Те, кто описывали себя как «занятые», чаще всего выбирали срочные дела. Однако, когда участников попросили обдумать последствия своего выбора, они отнесли приоритет к важным, но несрочным делам. Если вы работаете в команде, для постановки задач можно использовать специальные сервисы.
Здесь же обитают просроченные задачи из других квадратов. Например, если человек забыл оплатить хостинг (типичная задача C), ему придется восстанавливать сайт в авральном режиме. Для того чтобы определить срочность задачи, нужно понимать, какие негативные последствия будут от ее невыполнения. Если последствия возникают здесь и сейчас (например, не выпустят завтра за границу, уволят, заказ уедет обратно), то задача уходит в категорию «срочно».
Сервис бесплатен, если в команде до пяти пользователей. Если их больше, сервис будет стоить от 185 до 258 рублей в месяц за пользователя в зависимости от их общего числа. Следующий пример будет полезным для офисных работников. Аналогичным образом они могут распределить свои дела по квадрантам и выполнять их в порядке срочности и важности. Также матрицу Эйзенхауэра можно построить в офисных редакторах в виде таблицы в формате XLS, например, в сервисе «Р7-Офис».
- Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании.
- Например, отвечать на телефонные звонки крупного клиента — это срочная задача, а ознакомиться с последними исследованиями в своей сфере — важная.
- Одни нужно делегировать, другие нужно выполнять самому или держать на максимальном контроле, а остальные – можно просто игнорировать (отложить в долгий ящик или «на потом»).
- Погрузитесь в тенденции, проблемы и многое другое.
- Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц.
Например, если в списке дел начали преобладать задачи из квадрата D, то человеку стоит задуматься о самодисциплине и борьбе с хронофагами. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали.
Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил. В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.
Алгоритм Сортировки Задач
Это возможность перейти от бесконечных дел к грамотному использованию времени. Здесь не нужно знать высшую математику, не требуются какие-либо технические средства и т.п. Матрицу можно нарисовать в любом блокноте от руки и на основе простых критериев рассортировать задачи. Понимание категорий срочности и важности поможет расставить приоритеты матрица Эйзенхауэра и правильно отреагировать на обстановку. В то время как другие инструменты сосредоточены на различных аспектах управления временем, матрица Эйзенхауэра однозначно подчеркивает как срочность, так и важность. Хотя он не имеет в виду непосредственно матрицу Эйзенхауэра, Elon MuskМетоды тайм-менеджмента отражают его принципы.
Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании. Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество задач в трех других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.
Сюда определяются дела со статусом «важно и срочно». Если в вашей работе или жизни преобладают дела, которые относятся к авральному квадранту, значит, что-то идёт не так и требует изменения, либо вы неверно расставляете приоритеты. Вместе с тем, матрица не подходит для стратегического планирования – максимум, для распределения приоритетов крупных дел (вех). Если в ячейках появляется много побочных пунктов – весь эффект структурированности пропадает.
Красота матрицы Эйзенхауэра заключается в ее адаптируемости. Речь идет не о том, чтобы разбить ваши задачи на жесткие категории; Речь идет об оценке ваших дел и понимании того, на что лучше всего потратить свое время и энергию. Различая между срочным и важным, вы берете свое время под контроль, что в конечном итоге повышает производительность и снижает стресс. Неустанное тиканье часов служит постоянным напоминанием о нашей вечной гонке со временем. У всех нас одни и те же 24 часа в сутках, но почему некоторые люди достигают гораздо большего? Ответ кроется в эффективном тайм-менеджменте, неуловимом навыке, который отличает успешных людей от остальных.
Существует заблуждение, что дела в матрице нужно выполнять строго в определенном порядке. На самом деле, матрица Эйзенхауэра — это не диктатор, а скорее советчик. Как воспользоваться его советами, мы решаем сами исходя из своих потребностей. Рассмотрим четыре основных способа работы с уже заполненной матрицей.
Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия. Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови. Сюда попадают срочные дела, которые не имеют отношения к главным целям человека. Увы, но это обычно самая многочисленная группа задач в нашем списке дел. Разработайте план по достижению актуальных целей.
Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. У опытных «тайм-менеджеров» на каждую задачу уходит не более пары секунд. Такие дела сбивают с пути, часто их начинают делать при прокрастинации (постоянном откладывании) с делами из квадратов А и В. В результате получается ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая, по сути, оказывается суетой, не приводящей нас к поставленным целям. Часто этот квадрат заполняется тяжелее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидными, равно как и цели, и ценности, которым он должен отвечать. При этом квадрат В — самый главный, именно он определяет наше дальнейшее развитие.
Исключите элементы, попавшие в квадрат four, из вашей матрицы Эйзенхауэра, поскольку они не являются ни важными, ни срочными. В большинстве случаев вы можете без проблем удалить их из своего списка дел. Применение принципов матрицы задач Эйзенхауэра позволит сосредоточиться на важных целях, избавиться от ненужных и правильно оценить срочность дел. Чем раньше руководитель освоит навыки эффективного планирования времени, тем более уверенным и успешным будет ощущать себя. Люди часто тратят значительное количество времени на решение задач своих коллег, при этом не всегда успевают справляться с собственными.
Если форс-мажор наступил, то решаем его согласно плану, если всё спокойно, значит, у вас есть свободное время, которое можно направить на что-то полезное. Матрица Эйзенхауэра является одним из эффективных инструментов, позволяющих планировать дела и расставлять приоритеты. Использовать её можно, как для работы, так и для личных целей. Yandex Tracker – сервис, который также работает в формате досок.
Эту модель придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр, чтобы оптимизировать процесс принятия решений. Матрица Эйзенхауэра — простая таблица, разделяющая дела по важности и срочности. Она позволяет приоритизировать задачи, помогает планировать рабочее и свободное время. Матрица подходит и для работы, и для семейных дел — например, для организации ремонта или переезда. В этой статье мы разберёмся, как пользоваться этим инструментом.
Такие дела крадут время, но, с другой стороны, приносят и пользу — пусть неочевидную. Например, общение в мессенджерах помогает поддерживать отношения с сотрудниками и партнерами, а истории других предпринимателей могут подтолкнуть к новым идеям для своего бизнеса. Еще эти дела помогают отдохнуть от сложных и напряженных задач, помогают не выгореть. Предприниматель Алексей в понедельник составляет список дел на день. Но уже вечером становится понятно, что даже за 24 часа все не успеть и придется переносить на следующий день. Ежедневно список становится длиннее, количество задач растет как снежный ком.
Начинает казаться, что вы занимаетесь не тем, топчетесь на месте, растет недовольство собой. Поэтому старайтесь, чтобы в этом квадрате не накапливалось много задач. Может показаться, что такая занятость — это специфика работы предпринимателя или руководителя бизнеса и что по-другому работать нельзя. Но на самом деле разобраться с делами можно, даже если их очень много. Например, интернет-маркетолог вместо запуска новой рекламной кампании решает написать тексты для email-рассылки, которая должна быть отправлена только через месяц.